Tietosuojaseloste 11.1.2021

Rekisteriseloste (asiakas- myynti- ja markkinointirekisteri)

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Epidemiapuhdistus Oy

Yhteystiedot:
Hyrkkääntie 58
54920 Taipalsaari

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Sampo Holm
Opintie 6
53600 Lappeenranta
sampo.holm@sepair.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä ylläpidetään Suomen Epidemiapuhdistus Oy:n sopimus- ja laskutusasiakkaiden sekä markkinoinnin kohteena olevien asiakaspotentiaalien henkilötietoja.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

• henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
• henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (kuten kyselyillä tai arvonnalla kerätty nimilista, lomakkeella kysytty lupa markkinointiin)
• henkilötietoja käsitellään julkisesta lähteistä saatujen tietojen perusteella

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• asiakassuhteen, markkinoinnin ja myynnin toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• asiakassuhteen, markkinoinnin ja myynnin analysointi, segmentointi ja raportointi
• asiakaspalautteen kerääminen, käsittely ja analysointi
• markkinatutkimukset ja muut palvelun tarjoamisen kehittämiseen liittyvät kyselyt

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Yhteystiedot

• nimi
• osoite
• sähköposti
• puhelinnumero
• asiakasnumero
• laskutustiedot
• muut tarpeelliset asiakassuhteen hoitamiseen vaadittavat yhteystiedot

Asiakastiedot

• palvelun käyttö- ja ostotiedot
• mahdollisesti voimassa olevat kanta- ja etuasiakkuudet
• asiakkaan antama palaute ja muut itse antamat lisätiedot, kuten asiakkuuteen ja palveluun liittyvät toiveet sekä muut kommentit
• palvelun toteuttamiseen liittyviä, asiakkaan ilmoittamia lisätietoja

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@sepair.fi

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
• potentiaalisilta asiakkailta verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta
• julkisesti saatavilla olevista lähteistä, joihin asiakas on itse tietonsa antanut
• erilaisten kyselyiden, arvontojen ja muiden kampanjaluontoisten tiedonkeräysmenetelmien kautta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Luovumme tietoja Suomen Epidemiapuhdistus Oy:n virallisille alue-edustajille palvelun markkinointia ja toteuttamista varten. Kaikki alue-edustajat ovat solmineet Suomen Epidemiapuhdistus Oy:n kanssa yhteistyösopimuksen ja ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

8. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
• Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan vastaamalla lähettämäämme markkinointisähköpostiin ja pyytämällä poistamista markkinointilistalta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Henkilötietoja voi käsitellä ainoastaan rajattu joukko, joille on erikseen myönnetty käsittelyoikeus. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan hyödyntää profilointitarkoituksessa, joka toteutetaan rekisteröidyn asiakastunnisteen perusteella. Profiloinnin tarkoituksena on yhdistellä asiakkaan luovuttamaa, ja palvelun käytöstä saatavaa tietoa. Profilointitietoja voidaan verrata muihin rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää, analysoida ja kehittää palveluiden kysyntää ja laatua, sekä asiakaskäyttäytymistä. Mahdollinen profilointi tuottaa tietoa päätöksenteon tueksi, eikä johda automaattiseen päätöksentekoon.